What's really going on

Previdenciário se ganha ou se perde na primeira hora. O lead do Meta clica quente, manda "oi", e se ninguém responde em minutos ele já falou com outro escritório. Com 2–3 pessoas dividindo um número, mensagem some, cliente é atendido duas vezes, e ninguém sabe quem está com o quê. Isso não é problema de pipeline visual — é problema de caixa de entrada compartilhada e roteiro de qualificação.

What to do instead

1. Wati ou Respond.io (pago mensal — confira o preço atual) — API oficial do WhatsApp com caixa compartilhada, atribuição de conversa e chatbot que faz as 4 perguntas de qualificação (tipo de benefício, tempo de contribuição, já negado pelo INSS, cidade) antes de cair na mão do advogado.
2. Google Sheets (grátis) — uma aba só: data, nome, tipo de benefício, status (novo / qualificado / reunião / contrato / perdido), responsável. É seu "CRM" pelos próximos 3 meses. Sem invenção.
3. Hábito: SLA de 10 minutos no horário comercial. Quem está de plantão responde. Ponto.

Primeira ação de 30 min: abra o WhatsApp Business atual, crie as etiquetas "Novo", "Qualificado", "Reunião marcada", "Contrato", "Sem perfil". Etiquete os últimos 50 contatos. Você vai ver na hora onde os leads estão travando.

What you're being oversold

Alguém vai te empurrar Kommo, RD Station CRM ou HubSpot com "pipeline de vendas jurídico". Para 2–3 pessoas ainda calibrando o funil de Meta Ads, isso é peso morto: você paga por seat, gasta um mês configurando etapas, e o gargalo real — tempo de primeira resposta — continua igual. Folk e Twilio também não são para você agora: um é para agências relacionais, o outro exige dev. Enquanto isso, cada hora de demora derruba a taxa de contato; num volume de 200–500/mês, perder 10% por lentidão é muito contrato de aposentadoria escorrendo.

When to revisit this

Quando vocês passarem de 3 advogados atendendo, ou quando a planilha começar a ter conflito de "quem está com esse lead".

The part worth getting right

A escolha é uma só: chatbot qualifica antes, ou humano qualifica sempre. Se seu Meta Ads traz muito lead fora de perfil (gente sem tempo de contribuição, gente procurando outra área), você precisa de bot com fluxo de triagem — Wati resolve barato. Se quase todo lead já vem no perfil e o problema é só velocidade, bot é exagero e basta caixa compartilhada com resposta rápida — Respond.io ou o próprio WhatsApp Business Premium serve. Errar esse fork custa: bot demais espanta lead bom, bot de menos queima suas horas com quem nunca ia fechar. A resposta depende de quantos % dos seus leads atuais do Meta são fora de perfil — e isso só as últimas 100 conversas de vocês contam.