Necesitas un CRM simple — pero el problema real es que 1 vendedor no puede cubrir 4 canales solo.
Why
Con 50–200 consultas/mes entrando por 4 canales distintos y un solo vendedor, matemáticamente se te están perdiendo leads en Instagram DM o WhatsApp mientras tu vendedor está en email. Además tienes 400 clientes recurrentes — eso ya no es "gestión de leads", es gestión de cartera con renovaciones, vencimientos fiscales y cross-sell entre contable y legal. Los 40 empleados operativos no son el problema; el problema es que no hay trazabilidad entre "consulta nueva" → "cliente firmado" → "trabajo asignado al equipo".
What you actually need
- Zoho Bigin (~$9 USD/usuario/mes) — pipeline único: Consulta → Calificado → Propuesta → Firmado. Tu vendedor vive ahí. Zoho además se integra nativamente con Zoho Books si algún día consolidas.
- Respond.io o Trengo (desde ~$30 USD/mes) — bandeja unificada de WhatsApp + Instagram DM + Email + formulario web. Una sola pantalla para tu vendedor. Esto es lo que de verdad te falta.
- Un hábito — revisión de cartera los viernes 30 min — tú y el vendedor: lista de los 400 clientes recurrentes, marcar quiénes no han comprado servicio adicional este trimestre y quiénes vencen contrato en 60 días.
Do this today
Entra a bigin.com, crea cuenta con el email de tu vendedor, e importa tus 400 clientes recurrentes como "Contactos" desde un Excel (columnas: Nombre, Empresa, Email, Teléfono, Servicio actual, Fecha alta). Luego crea UN pipeline con las 4 etapas de arriba y mueve las consultas de la última semana ahí manualmente. Mañana tu vendedor abre Bigin y ve por primera vez qué tiene encima.
What to ignore
Olvida Salesforce, HubSpot Sales Hub Professional (~$100 USD/usuario/mes) y monday CRM — todos te van a cotizar paquetes de $500–2000/mes argumentando que con 40 empleados "necesitas escalar". No: 39 de esos 40 hacen trabajo operativo, no ventas. Pagar licencias CRM para 40 personas es quemar dinero. También ignora cualquier "implementador certificado" que te cobre $5,000 USD por configurar Bigin — es cosa de una tarde.
What doing nothing costs you
Un 15% de slippage conservador sobre 100 consultas/mes promedio = ~15 clientes perdidos/mes. Asumiendo un ticket anual de $1,200 USD por cliente recurrente contable/legal, son ~$180,000 USD/año saliéndose por las grietas entre Instagram, WhatsApp y email.
When to revisit this
Cuando contrates un segundo vendedor y los dos empiecen a contestar el mismo WhatsApp sin saberlo.